10 buoni motivi per non sottovalutare i costi di una documentazione poco accurata

In periodi di crisi si tende a tagliare, tagliare e ancora tagliare. Risparmiare su tutto è la parola d’ordine. Spesso la prima a farne le spese è la comunicazione, considerata un valore aggiunto, non un fondamentale. Quante volte abbiamo sentito dire che la comunicazione non è produzione, ma servizio accessorio? Quindi utilissimo, ma pur sempre accessorio, tagliabile, risparmiabile.
Ci sono soglie di accuratezza che invece bisognerebbe ricordarsi di non scavalcare mai. Per accuratezza non intendo solo “scritto in italiano senza errori grammaticali”, ma qualcosina di più possibilmente: adatto allo scopo, user oriented, con il giusto livello di dettaglio, integrato nella comunicazione aziendale, nello stile e nel tono richiesti dal tipo di documento.
Se ancora pensate che fra i vostri documenti aziendali quelli tecnici possano essere ridotti all’osso e curati il minimo, unicamente perché devono esistere, allora ecco per voi 10 buoni motivi per cui invece non dovreste mai abbassare la guardia.

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Allontanarsi dalla scrivania migliora la scrittura

Quante volte abbiamo sottovalutato l’importanza del fare esperienza, esperienza fisica intendo, con i prodotti, gli oggetti e i software che descriviamo nella manualistica e nella documentazione tecnica?
Quante volte per mesi siamo rimasti alla scrivania a scrivere?
Non dovremmo mai dimenticare quanto sia importante abbandonare la scrivania e prendere contatto non solo con gli oggetti del nostro lavoro, ma anche con i loro destinatari e con l’ambiente in cui lavorano.
Non è immediato, infatti, riuscire a immedesimarsi in modo assolutamente astratto nell’ambiente reale di lavoro degli utenti.
Così come non è detto che – anche quando riusciamo a farcene un’idea attraverso interviste e questionari – la nostra idea sia propriamente corretta e realistica.
Perché un conto è parlare e un altro conto è agire, sul campo.

technical writer che fanno esperienza sul campo

Irene Mazzi, technical writer WRITEC, fa esperienza su un trattore

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Il futuro della redazione tecnica

La tecnologia e lo sviluppo economico e culturale, negli ultimi dieci anni, hanno cambiato profondamente il mondo della redazione tecnica e la professione del technical writer.
È successo in America, dove la professione ha radici profonde e sta succedendo anche qui, con più fatica perché in Italia la professione non sempre ha contorni chiari, obiettivi specifici e la piena consapevolezza delle abilità necessarie.

Oggi non basta più essere ottimi redattori tecnici.
È necessario saper dare a manuali e documenti tecnici lo stile aziendale, renderli disponibili in più formati e integrarli in modo efficace nel sistema complessivo della comunicazione aziendale.

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Come comunicare la sicurezza: qualcuno si è ingegnato diversamente!

La tv statunitense via cavo AMC Networks lancia “Owner’s Manual”, uno show televisivo che mette a confronto due categorie di uomini: quelli che leggono i manuali delle istruzioni e quelli che non lo fanno.

Ed Sanders (Extreme Makeover: Home Edition) e Marcus Hunt (HGTV’s Hammer Heads) si confrontano ogni settimana con i macchinari più potenti, pericolosi e tecnologici attualmente in commercio (dai fuoristrada agli aerei acrobatici, dalle locomotive alle navi).

Marcus studia attentamente tutti i manuali nelle settimane che precedono le sfide e non ha mancato di esprimere il suo apprezzamento per il lavoro dei comunicatori tecnici in una intervista rilasciata all’attuale presidente STC Nicoletta Bleiel (fai clic qui per leggere l’intervista).

Ed invece segue esclusivamente il suo istinto, incrementando pericolosamente i rischi delle sfide (alcune le ha definite “terrificanti”).

A questo punto non resta che chiedersi: come possiamo rendere i nostri manuali attraenti ed eccitanti almeno quanto l’idea di cimentarsi da soli nell’approccio a un nuovo elettrodomestico?

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Differenza tra manuali online e guide in linea (online help)

Ora che è tutto online, molti clienti ci chiedono pareri sul mezzo più adatto per distribuire la documentazione tecnica e i manuali. Con la diffusione dei PC e l’avvento di tablet e smart phone, soprattutto qui in Italia dove siamo molto sensibili alle mode, c’è la tendenza a voler tutto online. In questa frenesia è facile confondere i termini e parlare di documentazione online, indipendentemente dal formato per cui è stato pensato il singolo documento.

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L’interlocutore tecnico ideale

La professione del comunicatore tecnico non esisterebbe se non ci fossero esperti – SME (Subject Matter Expert) – che hanno della conoscenza da trasferirci. Che sia una macchina complessa, che sia un piccolo dispositivo elettronico o che sia un software multipiattaforma, una procedura aziendale… noi abbiamo sempre uno SME di fronte.

Soprattutto per noi che realizziamo documentazione tecnica in outsourcing è fondamentale la relazione che si crea con l’esperto.

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Come il cervello legge i manuali tecnici?

Quando scriviamo manuali dovremmo chiederci: ma cosa accade nel cervello dell’utente che li sta leggendo? Siamo costretti ad aspettare i risultati dei test di usabilità dei manuali per capire se i nostri scritti sono chiari. Ma in quel caso il manuale è già stato scritto. Come fare a capire anticipatamente come scrivere per quell’utente?

Robert E. Horn

Robert E.Horn – Stanford HCI Group

Le ultime ricerche nelle Neuroscienze confermano gli studi che portarono Robert E. Horn a ideare il metodo Information Mapping nel 1967: in questo articolo di Markus Reiter “Five lessons for brain-friendly writing” su Tcworld di Ottobre 2012 viene spiegato bene. Vediamolo insieme… Continua a leggere