10 buoni motivi per non sottovalutare i costi di una documentazione poco accurata

In periodi di crisi si tende a tagliare, tagliare e ancora tagliare. Risparmiare su tutto è la parola d’ordine. Spesso la prima a farne le spese è la comunicazione, considerata un valore aggiunto, non un fondamentale. Quante volte abbiamo sentito dire che la comunicazione non è produzione, ma servizio accessorio? Quindi utilissimo, ma pur sempre accessorio, tagliabile, risparmiabile.
Ci sono soglie di accuratezza che invece bisognerebbe ricordarsi di non scavalcare mai. Per accuratezza non intendo solo “scritto in italiano senza errori grammaticali”, ma qualcosina di più possibilmente: adatto allo scopo, user oriented, con il giusto livello di dettaglio, integrato nella comunicazione aziendale, nello stile e nel tono richiesti dal tipo di documento.
Se ancora pensate che fra i vostri documenti aziendali quelli tecnici possano essere ridotti all’osso e curati il minimo, unicamente perché devono esistere, allora ecco per voi 10 buoni motivi per cui invece non dovreste mai abbassare la guardia.

Business Man and Woman linkedin

1. Le persone amano trovare ciò che cercano.
Al contrario di quanto si creda, le persone leggono la documentazione e sono frustrate quando non trovano le informazioni di cui hanno bisogno. Non ci credete? Inserite in Googole Search o in un altro motore di ricerca “Non trovo niente nella documentazione”: avrete oltre 1 miliardo di risposte.

2. I documenti esprimono la qualità aziendale.
Una documentazione povera sminuisce l’immagine aziendale e mette in pericolo il marchio. Quanti imprenditori verificano ogni giorno che il cliente riescono a conquistarlo di persona, portandolo in azienda, facendogli testare la qualità dei propri prodotti e non attraverso la documentazione inviata precedentemente? Per questo i documenti devono essere in linea con l’immagine aziendale, ben fatti e di qualità.

3. Documenti ben fatti evitano numerose richieste di informazioni.
Pensate inoltre agli elevati costi di un call center operativo che risponde alle domande della clientela e alla quantità di tempo speso dagli operatori per cercare le informazioni di cui i clienti hanno bisogno. Nostri clienti ci hanno riportato con documentazione scritta male il 70% delle telefonate è di soli due minuti!

4. Documenti con il giusto dettaglio permettono di lavorare in modo efficace.
Anche i vostri commerciali – specialmente se rappresentano un’ampia e complessa serie di linee di prodotti – hanno bisogno di una buona documentazione che li aiuti a rispondere alle domande dei clienti, acquisiti e potenziali, in modo rapido e accurato.

5. Documenti accurati rendono rapidi gli accertamenti (e possibilmente indolori).
L’85% degli accertamenti da parte degli enti pubblici o ispettivi (fisco, qualità, certificazioni varie) inizia con il controllo della documentazione: meglio che l’ispettore la trovi e capisca ciò che legge!

6. Technical writer partecipi del processo produttivo contribuiscono al successo dei prodotti.
In alcune imprese, le persone che si occupano della documentazione sono le sole che conoscono ogni caratteristica dei prodotti: attraverso un’applicazione corretta delle fasi del processo di sviluppo della documentazione possono individuare dei difetti e suggerire aree di miglioramento prima che arrivino sul mercato.

7. Documenti accurati evitano spiacevoli cause legali.
Una documentazione ben fatta, orientata all’utente e attenta alla sua sicurezza, può ridurre le responsabilità nei casi in cui un cliente provochi un danno (a se stesso o a terzi) usando il prodotto e ignorando le istruzioni scritte che lo accompagnano.

8. Documenti coerenti riducono i costi di traduzione.
Se vendete i vostri prodotti in tutto il mondo, una documentazione coerente riduce i costi di traduzione e le possibilità di errore.

9. Procedure e norme aziendali documentate migliorano le aziende.
La documentazione che riguarda le norme e le procedure aziendali è fondamentale per standardizzare le buone prassi e diffonderle nella vostra impresa, permettendo a tutti i lavoratori di acquisirle e metterle in pratica.

10. Procedure e norme condivise creano aziende solide.
Nelle imprese in cui c’è un elevato turn over di persone, una documentazione chiara, semplice ed efficace aiuta i nuovi lavoratori a inserirsi più rapidamente nell’impresa, nella sua mentalità e nella sua operatività e a raggiungere in modo più rapido le performance dei colleghi più esperti o con un’anzianità aziendale maggiore.

 

2 pensieri su “10 buoni motivi per non sottovalutare i costi di una documentazione poco accurata

  1. Pingback: L’importance du rédacteur technique | Veille CFTTR

Lascia un commento

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...